Comptabilité du syndic bénévole : comment la tenir parfaitement

Rappel : qu’est-ce que le syndic de copropriété ?

La loi du 10 juillet 1965 dispose qu’une copropriété doit obligatoirement être gérée par un syndic de copropriété. 

Il existe trois modèles de gestion :

• Le syndic professionnel : dans ce modèle, la gestion de la copropriété est déléguée à une société externe en échange d’honoraires. Cette profession est réglementée notamment par la loi Hoguet et exige une carte professionnelle délivrée par la Chambre du Commerce et de l’Industrie mais également une garantie financière et une assurance responsabilité civile. À noter qu’en plus des honoraires, le syndic professionnel facture des frais annexes pour toute prestation non incluse dans le contrat de base, ce qui peut vite faire grimper les charges de copropriété ;
  

• Le syndic bénévole : dans ce cas, c’est un copropriétaire élu en assemblée générale qui prend la qualité de syndic et qui gère la copropriété. Si les copropriétaires le souhaitent, ils peuvent rémunérer le syndic bénévole par un vote en assemblée générale à la majorité absolue ;
• Le syndic coopératif : c’est un mode de gestion collégial, où le conseil syndical gère la copropriété. Bien que ce soit le président du conseil syndical qui détient légalement la qualité de syndic ; en pratique, tous les conseillers syndicaux peuvent se répartir les tâches de gestion en fonction de leurs affinités et de leurs disponibilités.

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Zoom sur les obligations financières du syndic bénévole

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose des obligations du syndic envers la copropriété et les copropriétaires. En effet, le syndic doit assurer la bonne tenue de l’immeuble, la gestion administrative et la gestion financière de la copropriété.

Les missions qui concernent la gestion financière sont les suivantes :

• Établir un budget prévisionnel pour la copropriété et le faire voter en assemblée générale à la majorité simple ;
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Envoyer les appels de fonds pour collecter les charges de copropriété ;
• Recouvrir les impayés de la copropriété, le cas échéant ;
• Payer les différents fournisseurs de la copropriété ;
• Tenir la comptabilité de la copropriété au quotidien.

Qu’est-ce que la comptabilité du syndic bénévole de la copropriété ?

Tenir la comptabilité de la copropriété permet d’évaluer la situation financière de la copropriété et d’anticiper d’éventuelles difficultés financières. Concrètement, le syndic de copropriété doit tenir la comptabilité de chaque exercice comptable de la copropriété, qui dure généralement 12 mois.

L’article 18 de la loi de 1965 impose au syndic bénévole de tenir la comptabilité de la copropriété pour contrôler les dépenses du syndicat des copropriétaires mais aussi pour rendre des comptes à l’ensemble des copropriétaires. En effet, à la clôture d’un exercice comptable, le syndic de copropriété doit préalablement convoquer une assemblée générale pour que les copropriétaires approuvent les comptes. Cette résolution est votée à la majorité simple des copropriétaires.

Afin de mieux comprendre le fonctionnement de la gestion financière du syndic bénévole, nous vous détaillons ci-dessous quelques notions essentielles de la comptabilité. En effet, plusieurs méthodes de saisie comptable sont requises pour tenir à jour la comptabilité.

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La comptabilité d’engagement

L’article 14-3 de la loi de 1965 dispose que le syndic bénévole doit tenir une comptabilité d’engagement. Concrètement, cela signifie que toutes les saisies comptables sont effectuées lorsqu’une opération a lieu : l’envoi et le paiement d’un appel de fonds, la réception et le paiement d’une facture, etc.

La comptabilité d’engagement est utile pour connaître exactement l’état des comptes de la copropriété, mais également pour ne pas oublier de régler une facture. Par exemple, lorsque la réception d’une facture est notée dans la comptabilité, le paiement doit obligatoirement être effectué pour rétablir l’équilibre financier.

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La comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double implique l’inscription de deux écritures comptables pour chaque opération : une écriture au débit d’un compte (par exemple le paiement des charges de copropriété) et une écriture au crédit d’un autre (par exemple le règlement d’une facture fournisseur). La comptabilité en partie double est complémentaire à la comptabilité d’engagement.

Cette comptabilité permet de retracer l’origine de chaque opération enregistrée. C’est un très bon moyen pour étudier plus facilement la comptabilité de la copropriété, mais aussi de limiter le risque de fraude.

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Exception : la comptabilité de trésorerie

L’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 dispose que les copropriétés de 5 lots, ou dont la moyenne des trois derniers budgets prévisionnels ne dépasse pas 15 000€, ne sont plus dans l’obligation de tenir une comptabilité en partie double. Cependant, il est toujours nécessaire de tenir une comptabilité d’engagement.

Dans ce cas, le syndic bénévole peut alors tenir une comptabilité de trésorerie. Cette comptabilité est simplifiée car il suffit simplement de noter les entrées et les sorties d’argent du compte bancaire du syndicat des copropriétaires. 

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Syndic bénévole : quels sont les documents comptables de la copropriété ?

Le syndic bénévole a pour obligation de tenir à jour plusieurs documents comptables pour la copropriété. 

Regardons en détail les différents documents comptables à tenir à jour.

La balance

Il s’agit d’un tableau de synthèse qui récapitule l’ensemble des opérations comptables de l’exercice en cours. Ce document permet de contrôler rapidement la comptabilité et de vérifier l’exactitude du compte de résultat de la copropriété.

Le tableau ci-dessous illustre l’édition d’une balance comptable. Pour cet exemple, seuls les comptes 450 “Copropriétaires individualisés” et 602 “Électricité” sont utilisés.

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Le grand livre

Le grand livre comptable est un registre qui recense l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat des copropriétaires. Toutes les opérations sont ordonnées chronologiquement et regroupées par compte. 

L’exemple ci-dessous illustre la présentation du grand livre comptable pour le compte associé 602 “Électricité”.

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Le relevé général des dépenses

Il s’agit d’un document comptable qui reprend l’ensemble des charges courantes de la copropriété. Le relevé général permet de connaître rapidement le montant total des charges générales et spéciales de l’exercice clos ainsi que de déterminer les charges les plus importantes de la copropriété.

L’exemple ci-dessous illustre la présentation du relevé général des dépenses pour le compte associés 615001 “Entretien et petites réparations”.

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Peut-on utiliser un logiciel de gestion pour automatiser la comptabilité du syndic bénévole ?

Le syndic bénévole peut utiliser un logiciel de gestion clé en main afin de simplifier la tenue de la comptabilité de la copropriété. Ce type de logiciel automatise de nombreuses tâches de gestion financière telles que :

• L’enregistrement de toutes les écritures comptables, des factures, des salaires, des règlements, etc. ;
• L’envoi des appels de fonds, calculés automatiquement à partir des tantièmes d’un copropriétaire et des clés de répartition ;
• Les virements bancaires d’un compte à l’autre ;
• La répartition des entrées et des sorties d’argent en fin d’exercice comptable ;
• L’édition automatique des différents documents comptables ;
• Etc.
  

Cependant, pour permettre au syndic bénévole d’utiliser un logiciel de gestion, la décision doit être votée au préalable en assemblée générale à la majorité absolue.